Als organisatie adviseur heb ik de laatste 20 jaar bij honderden bedrijven ‘in de keuken mogen kijken’. Wat mij opgevallen is dat de meeste van die bedrijven één belangrijk ding gemeen hebben of beter gezegd missen, het ontbreekt namelijk aan het juiste inzicht in de situatie. Wat ik bedoel is dat het ontbreekt aan een entiteit (eigenaar, directie of management team) dat het juiste beeld heeft van wat nu werkelijk de oorzaak is van de situatie waarin de organisatie verkeert. Het gevolg hiervan is dat men gaat focussen op kosten en dat er vervolgens dingen gebeuren die helemaal niet de bedoeling zijn.

Wat is de oorzaak?

De oorzaak is een samenwerking van een paar factoren. Ten eerste hebben deze organisaties te maken gehad met flinke groei. Het bedrijf is gegroeid van een handje vol met mensen met een bescheiden omzet naar een serieus bedrijf met dito mensen en omzet.

Ten tweede zijn er tijdens die groei in het bedrijf afdelingen ontstaan, afdelingen met specialisten. De organisatie is dus functioneel ingericht en er is een hiërarchie ontstaan met lagen en managers.

Ten derde is er in de sturing iets veranderd. Vroeger was de omzet en de winst voor iedereen een belangrijk stuurmiddel. Bij het evolueren van de functionele afdelingen ontstonden er nieuwe zaken waarop gestuurd ging worden. Er ontstonden zogenaamde lokale KPI’s, stuurcijfers voor die afdeling. Denk bijv. aan een inkoopbudget voor de afdeling inkoop. De meeste van die KPI’s hebben een financiële inslag, ze zijn bedoeld om kosten te besparen.

De samensmelting van deze drie factoren is nu de crux waarom het niet werkt.

Hoe dan wel?

Een bedrijf verdient zijn geld door producten of diensten af te leveren aan een klant en deze te factureren. Uiteraard met een gezonde marge.

Door de lokale KPI’s en de kostenfocus hebben mensen in een organisatie geen benul meer van hoeveelheid werk wat er door een organisatie stroomt wat gefactureerd mag worden. Er is geen focus meer op flow en output. Men ervaart drukte, stress, afnemende prestaties en helaas ook nog eens toenemende kosten. Helaas heeft niemand door dat de oorzaak bij bovengenoemde 3 criteria ligt.

Het zou goed zijn als men af zou stappen van de lokale KPI’s en flow en output als KPI voor alle medewerkers zou benoemen. Dit in combinatie met multi-functionele teams zorgt ervoor dat men weer gaat samenwerken. Samenwerken met de focus op die 2 KPI’s : flow en output. Doorstroming van werk door het meten van doorlooptijd en output van werk, met een gezonde marge, wat niet ergens op voorraad gezet wordt maar gefactureerd kan worden.

Probeer het maar eens uit, het kost wel wat lef maar ik heb hier fantastische resultaten mee geboekt bij diverse organisaties.