Waarom zou je een ERP systeem willen hebben?

In het hart van zo’n beetje elke organisatie bevindt zich tegenwoordig een ERP-systeem. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Volgens de kale definitie is het een systeem om de bronnen van de organisatie te plannen, maar in de praktijk denkt men het systeem voor alle vraagstukken in de organisatie te kunnen gebruiken, en wordt het systeem ook gebruikt om alle processen binnen die organisatie te sturen en te controleren.

Ik stel mij steeds meer de vraag waarom een organisatie een ERP-systeem wil invoeren, of al heeft ingevoerd. Over het algemeen wordt ik namelijk nogal eens geconfronteerd met uitspraken als ‘Dat kan niet in het systeem’ of ‘Dat is niet mogelijk volgens het systeem’ of ‘Dat heeft het systeem zo voor ons bepaald’. Het lijkt er meer en meer op of het systeem almachtig aan het worden is, en dat de gebruikers lijdzaam toe moeten zien hoe hun leven meer en meer wordt bepaald door het systeem. En erger nog: Er is over het algemeen niemand, die goed weet hoe het systeem werkt, en aan welke knoppen men moet draaien om bepaalde zaken geregeld te krijgen.

En toch blijft men maar steevast geloven, dat een nieuw systeem de wereld voor de organisatie gaat verbeteren. Dat er eerst een nieuw ERP-systeem gaat komen voordat men eventueel na gaat denken over andere processen in de organisatie of het verbeteren van de processen in de organisatie. Volgens mij is dat echt de omgekeerde wereld.

Vóór dat we naar de voors en tegens van een ERP-systeem gaan, wil ik u de volgende vraag voorleggen. Bent u het met mij eens, dat de wereld om u heen steeds sneller verandert, en dat u daarmee steeds meer variatie in uw processen krijgt? Als het antwoord op deze vraag JA luidt, dan zult u waarschijnlijk ook steeds meer klantspecifieke of unieke producten maken, en is uw proces waarschijnlijk in weinig te vergelijken met dat van uw collega of concurrent? Als ook hierop het antwoord bevestigend is, dan vraag ik mij oprecht af waarom u uw bedrijfsprocessen systeemtechnisch in het keurslijf van een standaard pakket wil duwen?

Elke softwareleverancier die beweert dat zijn pakket heel flexibel is, en makkelijk aan te passen aan uw wensen, liegt! Stelt u hem dan maar voor dat u voor een fixed bedrag inderdaad al uw wensen ingewilligd krijgt (en binnen een vooraf afgesproken termijn). Hij zal daar niet op ingaan, en dat zegt genoeg.

Bovendien heeft men, om het pakket zoveel mogelijk aangepast te krijgen aan zoveel mogelijk processen, zoveel extra parameters toegevoegd, dat u onmogelijk veel velden in moet vullen om een order in het systeem te krijgen. Alle opties moeten namelijk afgedekt zijn, en dan kom je nogal wat mogelijkheden tegen. Zonder namen te noemen, was ik deelgenoot van een ERP-implementatie, waarbij we meer dan 180 velden moesten invullen bij het invoeren van een nieuwe order. Natuurlijk had men de meeste al voor ons ingevuld, maar ik vond het interessanter om te weten te komen welke invloed al deze 180 velden op ons proces hadden. Ik ben daar niet achter gekomen, en overigens niemand in onze organisatie. Laat staan dat de implementatieconsultant het ons kon uitleggen. Kun je je voorstellen dat de medewerkers in deze organisatie op een gegeven moment het gevoel kregen, dat het systeem leidend was in wat ze moesten doen, in plaats van dat het systeem ondersteunend was in de werkzaamheden?

Terug naar de vraag: waarom zou u een ERP-systeem willen hebben?

Wat mij betreft om de volgende twee redenen:

– Een ERP-systeem stelt u in staat om uw orders te volgen. Dus elke order die als verkooporder in het systeem ingevoerd wordt, heeft daarmee een hele grote kans, dat hij niet wordt vergeten, en uiteindelijk zal leiden tot een factuur. En dat is waar we het ten slotte allemaal voor doen.

– Zeker als uw organisatie wat groter wordt, wordt het lastig om grip te houden op alle materiaalbehoeftes. En dan doel ik heel specifiek op de materiaalbehoeftes richting uw leveranciers. Een ERP-systeem, of liever gezegd, het MRP onderdeel van het systeem, is in staat om deze behoeftes goed te berekenen en bij te houden, zodat u weet wat u in moet kopen. Let wel, de inrichting kan veel kapot maken, dus wees uitermate behoedzaam bij de inrichting van de stuklijsten (Bill-of-Materials) en de wijze waarop deze omgezet worden in een inkoop- of bestelbehoefte.

En waarom zou u in mijn ogen helemaal geen ERP-systeem willen hebben?

Daar zijn wat meer redenen aan te geven:

– Zoals al aangegeven, zijn deze systemen niet flexibel volgens uw proces, en komen ze meestal met een ongelooflijke behoefte aan informatie. In plaats van dat je er informatie uit kunt halen, lijkt het wel, of je er veel meer informatie per order in moet stoppen. (Denk aan de 180 velden)

– ERP-systemen creëren een gevoel van beheersing, maar het tegendeel is het geval. Als je veel informatie hebt, of krijgt, leidt dat over het algemeen tot nog meer informatiebehoefte. Net zoals een digitale klok misschien nauwkeuriger lijkt dan een ouderwetse analoge klok omdat je exact de cijfers kunt aflezen, is de informatie niet per se betrouwbaar(der). En aangezien je door de bomen van de cijfers het bos van de procesinformatie niet meer kunt vinden, is de stuurinformatie over het algemeen waardeloos.

– ERP-systemen creëren bovendien een valkuil van teveel detail. We kunnen nu per werkcentrum gaan plannen, en de bijbehorende routing is per stap vastgelegd. Want dan denken we tot in detail te weten wat er op die plek gebeurt. Niets is minder waar. De registratiediscipline van uw medewerkers wordt alleen maar slechter omdat ze horendol worden van al dat klokken. Uw controller loopt vast in alle ongeregistreerde stappen. Uw efficiency loopt zienderogen achteruit (als u die al kunt meten) omdat uw medewerkers alleen maar aan het boeken zijn, zoeken zijn en van het werk gehouden worden om uit te leggen waarom die en die order nacalculatorisch verlies gedraaid heeft.

– Door het detailniveau gebeuren er twee samenhangende dingen: uw doorlooptijd explodeert en uw onderhandenwerk in het kielzog daarvan ook. En uw leverbetrouwbaarheid daalt tot ver onder het gewenste, en zeker acceptabele niveau. We kennen één voorbeeld van een implementatie, waar de routing van een product 28 stappen bevatte. Daarmee werd de doorlooptijd van dat product volgens de ERP-planning al minimaal 28 dagen (voor de zekerheid had men tussen alle stappen maar een bufferdag geplaatst), terwijl de bewerkingstijd van het totale product, dus alle stappen samen, niet boven de 4 uur uitkwam.

– Wat is eigenlijk de prijs van een ERP-systeem? En de implementatiekosten? En het onderhoud? En de gebruikerskosten? En gebruikersuren?

– Vrijwel alle ERP-systemen zijn opgebouwd vanuit de financiële administratie. Dat betekent eigenlijk dat het financiële proces daarmee leidend is in de organisatie. Stel uzelf de vraag of uw financiële administratie uw kernactiviteit is. Als dat het geval is, is er natuurlijk niets tegen op een ERP-systeem. Is dat echter niet het geval, dan moet u zich eens flink achter de oren krabben.

Het wrange is, dat een directeur of eigenaar niet snel zal toegeven dat hij er ingestonken is. Als je een investering van ettelijke €-tonnen doet, dan wil je niets anders dan dat de investering een succes wordt. En dat leidt er heel vaak toe, dat de organisatie zich dan maar moet aanpassen aan het systeem. En dat de processen en de flexibiliteit ondergeschikt gemaakt worden aan de capaciteit van het ERP-systeem. In mijn loopbaan ben ik één ondernemer tegengekomen, die mij herinnerde aan mijn meewarige blik en scepsis, toen hij zei dat hij een nieuw ERP-systeem ging invoeren. Twee jaar later heeft hij zijn beslissing terug gedraaid en de leverancier buitengegooid. Ze hadden hem de welbekende gouden bergen beloofd, maar waren vergeten te vertellen, dat hij die wel eerst even zelf moest betalen (het welbekende maatwerk). De arbitragezaak loopt nog.

Heb ik dan ook een advies?

Zeker. Om te beginnen gaat het om het proces van uw kernactiviteit. Waarmee verdient u uw geld? Dat is het proces wat leidend moet zijn, en waar uw systeem ondersteunend aan moet zijn. Zorg dat u uw kernproces benoemt, en deel dat met uw organisatie.

Vervolgens zorgt u er eerst voor, dat dat proces zo eenvoudig mogelijk is opgezet, met een korte doorlooptijd, en niet te veel gedoe.

Als er dan een noodzaak is voor een ERP-systeem, zorg er dan voor dat dit op een zo grof mogelijke manier wordt ingericht. Uw productie bijvoorbeeld als één enkele stap. Dat is meer dan genoeg. Daarmee behoudt u het overzicht. En laat u niet afleiden door details. Om te beginnen kloppen ze nooit, en u moet veel te veel geld investeren om de (onjuiste) details boven water te krijgen.

Als laatste komt de financiële administratie. Dat is echt het simpelste wat er is. Er zijn niet voor niets talloze pakketten om de financiële administratie mee te voeren. En de meeste ERP-systemen zijn goed in staat om de benodigde data over te pompen. Maak het niet moeilijker dan het is.

Als u ten slotte dan toch geld wil uitgeven, koop daar dan wat extra productiemiddelen voor. Dat helpt de zaken meer vooruit dan een ERP-systeem.

Eric Hengst

Leanteam