Hoe krijg ik mijn proces nou echt verbeterd?

QRM is een strategie om je organisatie flexibel en reactief te maken door je uitsluitend te richten op het verkorten van de doorlooptijd. Dit klinkt simpel, en dat is het ook. Echter, door de manier waarop we opgevoed zijn met de voortdurende focus op efficiency en kosten, is het lastig om de voordelen van het denken in tijd te zien.

Overdrachten

Als we naar de eigen organisatie kijken door de ogen van de klant, dan zien we, dat de orders een aantal karakteristieke behandelingen ondergaan. En dat geldt voor elke organisatie! Om te beginnen kent onze order ontzettend veel ‘overdrachten’. Ofwel, de order gaat heel vaak over in andere handen. Afdelingen en handelingen op kantoor, maar ook afdelingen en bewerkingen in productie.

Wachttijden

Vervolgens zien we, dat de order tussen de handelingen in stilligt. Er wordt niets aan onze order gedaan. En dat stilliggen kan behoorlijk oplopen. Dan hebben we het vaak niet meer over uren, maar over dagen of zelfs weken. Deze ‘witte tijd’, de tijd dat er niet aan de order gewerkt wordt, kan wel oplopen tot >95% van de tijd, dat de order zich binnen je organisatie bevindt. Ofwel, we zijn minder dan 1/20 van de doorlooptijd van een order écht met de order, en dus met de klant, bezig.

Systeemdynamica

Dan zien we in de meeste gevallen ook nog, dat alle soorten orders binnen je organisatie op dezelfde manier worden afgewerkt. Ofwel, ze moeten allemaal door dezelfde pijplijn. Of het nu een grote of een kleine order is, een simpele of een complexe, een order met veel uitzoekwerk of een standaard herhaalorder, één met lange levertijd of een spoedorder. Al deze orders hebben hun eigen dynamiek, en we zien bijna altijd, dat de orders elkaar door de diversiteit in de weg zitten. Het plannen en regelen wordt moeilijk, en het overzicht raakt kwijt.

(In)efficiency

Als laatste komen we in vrijwel elke organisatie tegen, dat men de afdelingen, mensen en machines zo optimaal mogelijk wil inplannen. Ofwel, alles en iedereen moet 100% van zijn tijd bezig zijn, en wordt daarmee overvol gepland. Echter, door de variatie in de uitvoering van de order (we doen er niet altijd even lang over), storingen of andere tegenslagen, spoedjes die tussendoor komen en nog een aantal andere oorzaken, krijgen we geen grip op de planning, en dus de uitvoering, en daarmee op de uitkomst van het proces.

Resultaat

Gevolg is dat de leverbetrouwbaarheid laag is, de kwaliteit niet op het beoogde niveau, de planning constant wijzigt, en de moraal van de mensen te wensen over begint te laten.

De filosofie van QRM brengt rust en overzicht in deze situatie. Niet alleen zorgen we er met QRM voor, dat er een doorstroming (of flow) in je organisatie komt, en dat de orders sneller worden afgewerkt. We zorgen er met QRM ook voor, dat je beter kunt voorspellen wat er uitkomt, en daarmee kun je je leverbetrouwbaarheid verhogen. Ook zorgen we er met QRM voor, dat de output (wat kun je factureren aan je klant) omhoog gaat met dezelfde medewerkers, en dat ze meer gemotiveerd raken in hun werk.

We kunnen je blijven bombarderen met argumenten. Ondernemers die QRM ingevoerd hebben kunnen alleen maar verzuchten “dat ze er jaren eerder mee hadden moeten beginnen”. Het is echter nooit te laat. Leanteam kan heel snel reageren en, afhankelijk van jouw focus, ook snel resultaten opleveren.