1. QRM en de productie van het maatwerk

Één van onze relaties maakt kunststof producten. In heel veel soorten en maten. Zowel in bulk voor algemeen gebruik, bulk voor speciale klanten, maar ook worden van de bulkproducten klantspecifieke geassembleerde producten gemaakt. Met name in deze laatste afdeling zagen we een mooie kans om QRM toe te passen. We werden hier getriggerd door twee zaken: het eerste was dat het een mooie op zichzelf staande afdeling was, die in principe zelfstandig haar werk kon doen. En ten tweede zagen we op deze afdeling veel hektiek, spoed-formulieren en een zuchten en puffen van de medewerkers onder de complexiteit van de orderdoorloop.
Daar kwam bij, dat deze maatwerkafdeling regelmatig mensen moest afstaan aan de bulkafdeling. Én ze werden geleefd door de keuze om alle klanten slechts één maal per week, op route, te beleveren. Deze twee randvoorwaarden zorgden voor een lastige planning van het werk, omdat ze niet altijd de bezetting hadden om de orders voor de betreffende dagen te maken. Dat werd opgelost door veel orders naar voren te trekken om zo toch alles op tijd af te hebben. Maar daarmee werd een ruimteprobleem gecreëerd door alle gereed product op de vloer, die nog niet kon worden verzonden.

De implementatie

Enfin, u herkent de situatie. Want het zijn keuzes, die we allemaal elke dag maken.
We hebben hier een QRM-traject opgestart, met het doel om de maatwerkproducten te versnellen naar de klant, en daarmee de dienstverlening én de kwaliteit te verbeteren. De ultieme stip op de horizon was het internetmodel, waarbij je vandaag vóór een bepaalde tijd je order instuurt, en je de volgende dag al beleverd krijgt.
We hebben een team gecreëerd, waarbij de verkoopbinnendienst, order-invoer, productie en expeditie vertegenwoordigd waren. Allemaal om het volledige proces van voor tot achter binnen het team te hebben. We zijn met name een aantal taken van de verkoopbinnendienst gaan wegleren naar de productie en de expeditie, waardoor zij zelfstandig hun werk konden gaan doen, zonder afhankelijk te zijn van de verkoopbinnendienst. Dit leverde al aanzienlijk minder lopen op binnen het bedrijf, en gek genoeg werd de communicatie tussen de mensen binnen het team alleen maar beter. En we hebben het uitlenen van personeel aan de bulk-afdeling ernstig beperkt, waardoor men de rust kreeg om het eigen werk goed te organiseren, van elkaar te leren en elkaar te trainen op nieuwe taken.

De resultaten

We zijn nu een jaar verder. Het team handelt alle eigen orders zelfstandig af. Het aantal spoed-orders is gereduceerd tot NUL, met name omdat de kwaliteit tegen de 100% ligt, en klanten dus geen herstelorders nodig hebben. Maar ook omdat de doorstroming zo hoog is, dat een order die vandaag binnenkomt, er makkelijk tussengevoegd wordt. En het team heeft voor het eigen gevoel tijd over, terwijl uit de metingen komt, dat men toch echt méér producten maakt dan ooit tevoren.
De tijd die ze over hebben hoeven ze niet in te leveren in de vorm van het ontslaan van mensen. Ze gebruiken de tijd om elkaar nog verder in te leren op de verschillende taken, en om de verkoop achter de vodden te zitten om de vrijgekomen capaciteit beter te verkopen.

Ook weten hoe je QRM in je bedrijf toepast? Neem contact op met Leanteam