Met de economische hoogconjunctuur van dit moment heeft de hele industrie het druk. Dit uit zich in bijna standaard overvolle werkvloeren. Sterker nog er worden al snel maximaal aantal haalbare aantallen genoemd i.v.m. ruimtegebrek. Maar is dit ook werkelijk het geval? Doen we dit ons niet zelf aan? Het antwoord hierop is ja, we doen dit ons meestal zelf aan.

Dit heeft alles te maken met het zgn.  ‘onderhanden werk niveau’ oftewel de hoeveelheid werk die we op een werkvloer hebben liggen. In de maakindustrie zijn dit de pallets, kratten en stapels eindproducten, halffabricaten en of onderdelen die op een werkvloer staan.  Dit vinden we normaal, hier zijn we aan gewend geraakt. Sterker nog dit doet men vaak bewust en denkt men prettig te vinden. De meeste vinden namelijk dat, als er maar voldoende werk ligt, men altijd vooruit kan en zo het best presteert. Ook denkt men dat dit een bepaalde positieve stimulans brengt om mensen een beetje door te laten werken. Oftewel men denkt dat het onderhanden werk niveau een smeermiddel is voor de organisatie.

Maar wat doet nu dit onderhanden werk echt met een organisatie?

Het antwoord hierop is heel veel. En niet in positieve zin maar in negatieve zin!           

Onderhanden werk kost geld, er zitten namelijk materialen en uren in die nog niet betaald worden door de klant. Hoe meer onderhanden hoe meer er voorgefinancierd dient te worden. Veel onderhanden werk ontneemt je het overzicht. Het werkt dingen in de hand als, zoeken naar een werk, lopen om bij dat werk te komen. Maar ook veel onnodig overleg, extra transport, extra handelingen, kans op beschadigen of zelfs kwijt raken. Het stelt mensen voor keuzes waardoor ze aan werk beginnen wat op dat moment helemaal geen prioriteit had. Het belemmert de flow.

En zo zijn er nog wel meer dingen te benoemen.

Buiten het feit dat het tot bovenstaande direct aanwijsbare verliezen leidt doet het nog meer. Veel onderhanden werk ontneemt medewerkers rust en ritme! Ja die rust en ritme die zo onontbeerlijk zijn voor een goed lopend proces. Alle goedlopende processen kenmerken zich namelijk door een duidelijk waarneembare rust die zij uitstralen en een ritme waar mensen in zitten. Met andere woorden, als men door bepaalde omstandigheden in hun rust en ritme gestoord wordt dan dondert de productiviteit omlaag.  En dat was nu juist niet de bedoeling. Men was op zoek naar een smeermiddel i.p.v. een rem!

Als je nu echt op zoek bent naar een smeermiddel dan adviseer ik het onderhanden werk eens drastisch te gaan verminderen. Waarom zou ieder persoon 10 orders om zich heen nodig hebben als hij toch maar aan één order tegelijk kan werken. Waarom zouden we onze vloeren vol zetten met pallets zodat we nog nauwelijks plaats hebben voor een fatsoenlijke werkplek of om daar zonder barricades te kunnen komen?

Begin gewoon eens om de hoeveelheid onderhanden werk te meten en er achter te komen in welke situatie je zit, die van rust en ritme of die van intransparantie en stress? Vervolgens is het voor een planner niet zo moeilijk om het niveau omlaag te brengen. Puur door even minder vrij te geven totdat het gewenste niveau bereikt is. De mensen op de vloer zullen je heel snel laten merken dat ze dit veel prettiger vinden. Sterker nog je zult dit terug gaan zien in een, jawel, stijgende productiviteit. Hierbij loop je niet eens risico, het punt van stilvallen omdat er geen werk is, is namelijk nog heel ver weg. Oftewel het verlagen van het onderhanden werk niveau zal leiden tot alleen maar positieve signalen en constateringen.

Ik adviseer om zelf voorzichtig aan de slag te gaan met het verlagen van het onderhanden werk niveau. Je zult hierdoor vanzelf enthousiast worden en gestimuleerd worden om er mee door te gaan. En als er zaken zijn waar je vragen over hebt dan zijn wij van Leanteam graag bereid jou daar mee te helpen. Hier hebben we al vele positieve ervaringen in opgedaan.

Hans Gerrese

Leanteam